Trabajo Colaborativo Investigativo Situación de Caso Biblioteca Centro para Puerto Rico

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

RECINTO DE RÍO PIEDRAS

ESCUELA GRADUADA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria Destiny Library Manager

en la Biblioteca del Centro para Puerto Rico

(Estudio de Caso)

Por:

John Pierre Lamoutt Ortiz

Marién Hernández Martínez

CINF 6707: Tecnologías de la Información y el Conocimiento

Prof. Eliut D. Flores

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN                                                                                                                 

TRASFONDO                                                                                                                        

El Centro para Puerto Rico                                                                                         

Biblioteca del Centro para Puerto Rico                                                                      

Biblioteca Virtual                                                                                                       

MARCO CONCEPTUAL                                                                                                      
Definición de la automatización de bibliotecas                                                          
Definición de Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas (SIGB)                     
Definición de módulos                                                                                               
Requerimientos técnicos para la adquisición de un sistema integrado de gestión bibliotecaria 
Elección del SIGB                                                                                                     
Definición de software propietario y sistema Web based                                                                       Destiny Library Manager                                                                                                                    Características y requerimientos del sistema                                                             

METODOLOGÍA                                                                                                                 

OBJETO DEL ESTUDIO                                                                                                     

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS                                                                                        

HALLAZGOS                                                                                                                       

        Entrevista con Ana Medina sobre la implantación del sistema Destiny Library Manager en la               Biblioteca Virtual del Centro para Puerto Rico                                                         

        Entrevista con Nathalia González sobre el funcionamiento del sistema Destiny Library Manager         en la Biblioteca Virtual del Centro para Puerto Rico                                  

        Entrevista con Nestor Del Valle sobre aspectos técnicos del sistema Destiny Library Manager en         la Biblioteca Virtual del Centro para Puerto Rico                                                 

CONCLUSIONES                                                                                                                 

RECOMENDACIONES                                                                                                        

REFERENCIAS                                                                                                                     

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA                                                                                        

INTRODUCCIÓN

“La industria de tecnologías para bibliotecas (automatización de bibliotecas y otras tecnologías para las mismas) se ha visto inmersa en una fuerte competencia donde varios productos compiten para satisfacer unas expectativas cada vez más exigentes” (Breeding, 2014, p.1). Es de ahí que muchas bibliotecas adoptan sistemas tecnológicos más avanzados y proveen las aplicaciones para uso interno del personal de las bibliotecas que ayudan a gestionar las colecciones y a automatizar las operaciones.

De acuerdo a Breeding, ya se ha hecho disponible una “nueva generación de plataformas de servicios de bibliotecas (Library Services Platforms, LSP), aunque siguen ofertándose los sistemas integrados de biblioteca clásicos (Integrated Library Systems, ILS)” (2014, p.1). Es por esto, que los llamados servicios de descubrimiento (que amplían los contenidos de los catálogos online locales con acceso a recursos externos) constituyen ahora un importante canal de acceso a colecciones y servicios (Breeding, 2014). A tales efectos, las industrias de la información han creado alternativas, con opciones para adquirir licencias propietarias o de códigos abiertos, algunas basadas en tecnologías en la nube y otras que siguen dependiendo del hardware local (Breeding, 2014).

Decidimos seleccionar para propósitos de nuestro estudio de caso sobre las plataformas de servicios de bibliotecas el sistema de automatización Destiny Library Manager, utilizado en el acervo bibliográfico de la colección del Centro para Puerto Rico. Exploramos e intentamos entender en esta investigación los factores que determinaron la selección del sistema de gestión de biblioteca Destiny Library Manager. ¿Qué criterios determinaron la selección de Destiny Library Manager?

La investigación que se presenta en este documento comienza con el marco conceptual que orientó la misma, seguido por una revisión de la literatura en torno al tema de la automatización de bibliotecas y los Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas (SIGB), así como los criterios que se deben considerar al momento de seleccionar un software de gestión. También incluimos en este trabajo una discusión de la metodología y el diseño que se aplicaron en la biblioteca, hallazgos principales y conclusiones del estudio.

TRASFONDO

El Centro para Puerto Rico

El Centro para Puerto Rico es la sede de la Fundación Sila M. Calderón, organización sin fines de lucro cuyo fin es desarrollar programas y servicios dirigidos a comunidades desventajadas. Su objetivo principal es llevar a cabo proyectos que aborden y ayuden a resolver los problemas de la pobreza, destacar el rol de la mujer en la sociedad, promover la revitalización de los centros urbanos, los valores éticos y la responsabilidad social (Centro para Puerto Rico, 2016).

Biblioteca del Centro para Puerto Rico

El Centro para Puerto Rico cuenta con una Biblioteca especializada. Localizada en el segundo piso de sus facilidades, esta biblioteca apoya y facilita las investigaciones en las áreas de enfoque de la institución: pobreza y desarrollo comunitario, rol de la mujer en la sociedad, urbanismo, ética y responsabilidad social (Biblioteca Centro para Puerto Rico, s.f). La biblioteca sirve además para atender actividades de la comunidad, para la presentación de libros, tesis e investigaciones relacionadas a los temas de interés y colección, afiliada a la Red Informativa del Foundation Center. Cuenta con bases de datos, libros, guías y directorios para la búsqueda de fondos, para el apoyo en el desarrollo de propuestas y acerca de las tendencias filantrópicas (Biblioteca Centro para Puerto Rico, s.f).

Misión

¨La misión de la Biblioteca es ofrecer servicios de información a la comunidad a través de colecciones especializadas que fomenten la investigación y el desarrollo de proyectos comunitarios (Biblioteca Centro para Puerto Rico, s.f). ¨

A tenor con esta misión se ofrecen los siguientes servicios:

• Asistencia en la búsqueda de información.

• Áreas para lectura y consulta de fuentes de información.

• Colección de referencia, colecciones especializadas y de publicaciones periódicas.

• Catálogo público para búsqueda de recursos en colecciones.

• Computadoras con conexión a Internet

• Área para uso de computadoras portátiles.

• Conexión inalámbrica a Internet en toda la biblioteca.

La misma alberga las siguientes colecciones:

·        Colección de Referencia: Incluye obras de carácter general y consulta rápida tales como enciclopedias, diccionarios, directorios y atlas.

·        Colección de Publicaciones Periódicas: Está constituida por periódicos de circulación local e internacional y revistas especializadas.

·        Colecciones Especializadas: Estas colecciones están orientadas a los temas que promueve el Centro, estas son: Pobreza y desarrollo comunitario, mujer, urbanismo, ética y valores.

En estas colecciones se encuentran publicaciones diversas como monografías, informes y artículos de investigación desarrollados por autores locales e internacionales, centros de investigación y entidades reconocidas a nivel mundial (Biblioteca Centro para Puerto Rico, s.f). En las colecciones se poseen obras en los idiomas español e inglés y cuentan con tanto con obras clásicas como con ediciones recientes. Las obras de estas colecciones son para consulta en la biblioteca. Además, esta biblioteca ofrece a los usuarios y visitantes áreas para lectura y consulta; computadoras para búsqueda de información y conexión a Internet inalámbrica para computadoras portátiles.

Biblioteca Virtual

La biblioteca del Centro para Puerto Rico cuenta a su vez con una biblioteca virtual desde la que se puede acceder al catálogo para consultar las fuentes disponibles en las colecciones y otra diversidad de fuentes de información tales como documentos, recursos de referencia, revistas y publicaciones electrónicas (Biblioteca Centro para Puerto Rico, s.f). Para acceder a los recursos de información se ofrecen enlaces que se encuentran identificados como las siguientes secciones:

·         Catálogo de la Biblioteca

·               Bases de Datos

·               Bibliotecas Virtuales

·               Diccionarios

·               Enciclopedias

·               Estadísticas

·              Guías Temáticas

·                Leyes

·                Libros

·                Periódicos

·              Comunidades Especiales

·         Directorio de Recursos del Centro para Puerto Rico

Para el funcionamiento del catálogo la Biblioteca del Centro para Puerto Rico implantó el sistema de automatización Destiny Library Manager. Como un catálogo en línea, este sistema ha permitido en esta biblioteca gestionar, manejar y difundir sus recursos de una forma más eficiente.

MARCO CONCEPTUAL

Definición de la automatización de bibliotecas

La revolución tecnológica de finales del siglo XX y principios del XXI se caracteriza por la fugacidad con la que se vuelven obsoletos los equipos tecnológicos que impactan nuestra vida cotidiana, según señala Hernández (2011). La biblioteca y sus componentes físicos (recursos) y de operación (servicios y administración) no han estado exentos del impacto de estos cambios tecnológicos, a los que se han tenido que adaptar para el mejor ejercicio de sus servicios. Desde esta perspectiva, y de acuerdo a Voutssas, podríamos definir la automatización de la biblioteca como “el conjunto de técnicas, esfuerzos y dispositivos, para mecanizar, soportar o producir en masa los productos y servicios con los que cuenta una biblioteca, centro de información, etc.” (Citado en Hernández, 2011, p.26). Es por tal razón que los propósitos de la automatización pueden ser diversos. Responder a funciones propias de una biblioteca y su finalidad es optimizar los recursos humanos financieros y documentales de la misma (Hernández, 2011).

Definición de Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas (SIGB)

Hoy en día, gestionar la gran cantidad de documentos de información existente y satisfacer las necesidades informativas de los usuarios solo es posible mediante la automatización de los procesos bibliotecarios. Para Arriola & Butrón (2008), “la tecnología se transformó en una herramienta indispensable para el buen desempeño de los procesos y servicios, así como para el intercambio de información con otras bibliotecas”.

Sobre los Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas (SIGB) o Integrated Library Systems (ILS por sus siglas en inglés) existen distintas definiciones y conceptos. Para García, los sistemas se puede definir como “un conjunto organizado de recursos humanos que utilizan dispositivos y programas informáticos, adecuados a la naturaleza de los datos que deben procesar, para realizar procesos y facilitar los servicios que permiten alcanzar los objetivos de la biblioteca: almacenar de forma organizada el conocimiento humano contenido en todo tipo de materiales bibliográficos para satisfacer la necesidad informativa, recreativas y de investigación de los usuarios” (citado en Arriola & Butrón, 2008). Por su parte, Flores Vargas entiende por SIGB un “grupo de programas informáticos (módulos) interrelacionados que automatizan múltiples operaciones y funciones bibliotecarias basados en datos centralizados e intercambiables; esto con el objetivo de facilitar la gestión de las actividades llevadas a cabo en la biblioteca” (Citado en Parrado, 2012, p. 11). En otras palabras, la automatización de bibliotecas podría definirse como la integración de herramientas y técnicas informáticas en todas las tareas correspondientes a las bibliotecas y como una cuestión cotidiana de sus servicios. Del mismo modo, en cuanto al aspecto tecnológico, Rivera, Ramírez y Cepeda mencionan que los sistemas utilizados para la gestión del conocimiento tienen como propósito “identificar, adquirir, registrar, almacenar, procesar, distribuir, aplicar, valorar y contabilizar las dimensiones relevantes del conocimiento productivo” (Citados en Garcia & Cuevas, 2009, p.10).

Definición de módulos

Para su funcionamiento, los Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas (SIGB) reúnen en un único programa aplicaciones específicas para cada tarea, denominadas módulos o subsistemas, que comparten la misma base de datos. Aunque los módulos funcionan de forma independiente, se encuentran interrelacionados y se afectan unos a otros en términos de información.

Los módulos de los SIGB modernos ayudan en las tres grandes etapas de todo proceso documental: entrada, tratamiento y difusión de la información. Según Rodríguez, Villardefrancos y Peña (2004), estos módulos deben atender aquellas funciones técnicas del Centro de Información (CI) que fueron identificadas. De acuerdo a estos autores, el SIGB que se implemente debe estar enfocado en los parámetros que se desglosan a continuación:

·       
     Módulo de Adquisición: Encargado de la gestión de pedidos de los diferentes materiales y la gestión económica y presupuestaria asociada a ellos. Deberá además emitir reportes automáticos acerca de los últimos ejemplares llegados al grupo de información.

·   Módulo de Catalogación: Debe permitir la catalogación de todo tipo de materiales; la producción ilimitada de fichas, códigos de barras, etc.; la visualización de registros desde diversos puestos de trabajo; el intercambio de datos con otras bibliotecas y la generación de ficheros de autoridad para homogeneizar los encabezamientos. Este módulo, además, debe permitir dar de alta, eliminar, copiar o modificar los registros bibliográficos, así como introducir vínculos a estos registros con URL.

·      Control de Autoridades: Su objetivo será validar los puntos de acceso principales de las descripciones bibliográficas, normalizándolos y homogeneizándolos, según criterios y relaciones semánticas y sintácticas establecidas en los lenguajes documentales controlados.

·         Recuperación de Información, OPAC: Gestiona las interacciones entre los usuarios y el sistema. Para ello, suele ofrecer diferentes opciones de búsqueda y recuperación de datos (simple, avanzada, mediante operadores booleanos u otras combinaciones)

        Módulo de Circulación: Facilita el seguimiento de los documentos que circulan entre las unidades del servicio y el exterior, gestionando préstamos, renovaciones, devoluciones y reservas. Además, permite generar carnés de usuarios, avisos sobre vencimientos, cartas de reclamación por documentos no devueltos, informes sobre materiales perdidos o estropeados, estadísticas, etc.

   Módulo de Gestión: Facilita la organización de tareas relacionadas con los recursos humanos, técnicos, económicos, de mantenimiento, etc. de la biblioteca. 

  

Requerimientos técnicos para la adquisición de un sistema integrado de gestión bibliotecaria

Tabla 1 Requerimientos técnicos para la adquisición de un SIGB

1-Requerimientos funcionales ·         Interfaz usuarios	7-Circulación ·         Gestión de circulación y reservas ·         Préstamo interinstitucional ·         Estadísticas de circulación
2-Adquisición y control de existencias	8-Administración general del sistema ·         Generación de reportes ·         Conversión e intercambio de datos (importación y exportación) ·         Procesos de respaldo y recuperación de datos. ·         Seguridad, autenticación y autorización ·         Auditoría
3-Recepción, reclamo y registro de existencias ·         Publicaciones seriadas ·         Seguimiento y registro de intervenciones de existencias	9-Documentación del sistema
4-Catalogación	10-Características técnicas del sistema ·         Rendimiento
5-Gestión de autoridades	11-Estándares ·         Estructuras y modelos de descripción de recursos ·         Extracción y designación de elementos de descripción de recursos ·         Estructuración y representación de datos ·         Consulta, comunicación intercambio de datos
6-Servicios de recuperación, visualización y explotación de recursos ·         OPAC ·         Servicios de difusión ·         Funcionalidades de la interfaz de búsqueda ·         Presentación de contenidos ·         Impresión y descarga de datos ·         Ayudas en contextos de búsqueda	12-Plan de migración (conversión de datos) ·         Proceso de instalación ·         Plan de capacitación ·         Documentación del proceso de instalación,implementacióny migración ·         Licencia para mantenimiento, actualización y soporte

(Biblioteca Nacional de la República Argentina, 2007)

Elección del SIGB

Existen varias opciones de SIGB, pero, no todos estos sistemas están enfocados al mismo tipo de bibliotecas ni a todo tipo de unidades de información. Al hacer la elección del SIGB para una biblioteca se debe tener en cuenta una serie de requerimientos para no quedarnos cortos con los servicios que estos sistemas ofrecen. Son varios los autores que han establecido una serie de criterios a la hora de evaluar los distintos sistemas. Entre estos, Vimal Kumar elaboró su propio sistema de evaluación para la selección, estableciendo nueve criterios (Citado en Parrado, 2012, p.36-37):

• Reputación, de modo que las bibliotecas pueden elegir su sistema a partir de las experiencias de otras bibliotecas, sobre todo en lo relativo a rendimiento y fiabilidad;

• Capacidad continuada de renovación, la actividad en listas de correo y en las sedes web de los distintos programas nos indica el nivel de actividad en el desarrollo y mejora del software y además fomenta la participación en el desarrollo futuro del mismo.

• Uso de estándares e interoperabilidad, pues el hecho de utilizar tecnologías normalizadas como MARC, XML, Z39.50, OAI-PMH y otros estándares utilizados en las bibliotecas es fundamental de cara a interoperabilidad entre sistemas parecidos e incluso de cara a futuras migraciones.

• Soporte comercial y por parte de la comunidad, a todos los niveles, desde instalación y alojamiento en servidores hasta la elaboración de documentación y manuales de uso.

• Versión del producto, pues es otro indicador de su nivel de actividad, si el proyecto se está actualizando o si ocurre lo contrario.

• Existencia de documentación que nos indique cómo llevar a cabo la instalación, el mantenimiento y también la utilización por parte del usuario.

 • Conjunto de habilidades del personal o formación del mismo como prerrequisito para la implementación del sistema.

 • Modelo de desarrollo del proyecto, donde se indique claramente quién ha colaborado en ese proyecto y cómo se decide qué mejoras se incluyen en el software;

• Licencia, para saber qué se nos permite y que no, si se nos permite, por ejemplo, libre uso y personalización.

Definición de software propietario y sistema Web based

El software propietario, no libre o privado, son aplicaciones informáticas creadas en las que el usuario no puede acceder al código fuente o tiene acceso restringido. Por consiguiente, está limitado en sus posibilidades de uso, modificación y redistribución. Este tipo de software se opone al software libre, que permite que cualquiera lo modifique y lo redistribuya. Además, requiere que para acceder al mismo el usuario pague por una licencia y que solo pueda hacer uso del mismo en un contexto restringido (Definición ABC,2016).

Las aplicaciones Web based son sistemas operativos para la computadora que se ejecutan en la Web y que su instalación es completamente independiente de los hardware que utiliza el usuario. Tradicionalmente, este tipo de software fue desarrollado para plataformas específicas, tales como Windows, Linux o Mac OS (Webopedia, 2016).

Destiny Library Manager

Características y requerimientos del sistema

Destiny Library Manager es un “software propietario” de automatización de biblioteca de la compañía Follett fundada en 1873 en los Estados Unidos. Follett es una empresa de gran reconocimiento y presta sus servicios a más de 70.000 instituciones educativas en todo el mundo (Follett, 2015). Su producto es una solución de automatización y administración de biblioteca basado en la web. A través de la instalación de su sistema software combina la circulación, catalogación, búsqueda, información y gestión en la biblioteca de forma central (Capterra, 2015). De esta forma, Destiny Library Manager proporciona acceso centralizado a los contenidos digitales y herramientas que ayudan a los bibliotecarios, el personal y demás usuarios a localizar y compartir recursos de la biblioteca con facilidad.

Respecto al funcionamiento del sistema, Destiny incorpora diversas aplicaciones que permiten realizar un trabajo integrado de los diversos módulos de adquisiciones, catalogación, circulación, recuperación de información, publicaciones periódicas, análisis, prestamos, inventarios y consultas. Este software permite acceder al catálogo en línea de la biblioteca desde cualquier lugar con solo tener conexión a internet. Con la plataforma se pueden consultar los recursos existentes en la biblioteca, revisar los préstamos que se tienen, realizar reservas, hacer consultas e investigación en línea con variadas herramientas virtuales.

En Puerto Rico existen 13 catálogos de bibliotecas de tipo escolar, académica, pública y privada que utilizan el sistema de automatización Destiny Library Manager. Los catálogos de la Biblioteca de la Comisión Estatal de Elecciones, The Jane Stern Dorado Community Library y la Biblioteca del Centro para Puerto Rico (Camera Mundi Inc., 2014) son algunas de ellas.

Tabla 2 Detalles del producto Destiny Library Manager

Deployment (Implementación)	✓Cloud, SaaS, Web ✓Installed - Windows ✓Mobile - Android Native ✓Mobile - iOS Native
Training (Formación)	✓Documentation ✓Webinars ✓Live Online ✓In Person
Support (Apoyo)	✓Business Hours
Search Functionality (Funcionalidad de búsqueda)	✓Self-Check-in / Check-Out ✓Serials Management ✓Unicode Compliance ✓Z39.50 Support
Features Checklist (Lista de Aplicaciones)	✓Acquisition Management ✓Barcode Scanning ✓Barcoding / RFID ✓Catalog Management ✓Circulation Management ✓Fee Collection ✓Kiosk Integration ✓OPAC ✓Patron Management ✓Periodicals Management ✓Reserve Shelf Management

METODOLOGÍA

Esta investigación consistió de un estudio de caso de enfoque cualitativo y de diseño no experimental. En el estudio cualitativo se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles importantes del objeto de estudio, en este caso la selección, implantación y utilización del sistema Destiny Library Manger en la Biblioteca del Centro para Puerto Rico. Se evaluó y recolectaron datos sobre diversos aspectos y componentes del sistema investigado.

OBJETO DEL ESTUDIO

Para llevar a cabo este estudio de caso se exploró en profundidad el catálogo en línea de la Biblioteca del Centro para Puerto Rico para entender cómo funciona el sistema Destiny Library Manaeger. Al ser ésta una biblioteca especializada su catálogo ofrece recursos sobre temas específicos tales como la mujer, la pobreza, el desarrollo comunitario y el urbanismo. Además, la biblioteca ofrece e-books y los recursos de referencia tradicional tales como periódicos y revistas.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

Para la recolección de la información se realizaron entrevistas, observación, inspección y análisis del sistema. Las entrevistas fueron individualizadas y semi- estructuradas, basadas en una guía de preguntas. Se entrevistó a la bibliotecaria encargada desde los inicios de la misma, señora Ana Medina y también a la ahora bibliotecaria encargada, la señora Nathalia González. Además, nos entrevistamos con el señor Nestor Del Valle, quien nos ofreció un taller para explicarnos y demostrarnos el funcionamiento del software desde el punto de vista del usuario y del administrativo. El señor Nestor Del Valle se desempeña como Consultor Técnico Educativo para la compañía Camera Mundi y es representante de ventas y técnico local de la compañía Follett, encargada de producir el software Destiny Library Manager.

Mediante la entrevista con la bibliotecaria Ana Medina se obtuvo información que no estaba disponible en los documentos examinados tales como los criterios utilizados para la implantación del sistema Destiny Library Manager en la gestión automatizada del catálogo de la Biblioteca del Centro para Puerto Rico.

Para la observación, nos adentramos en el ambiente tecnológico del sistema explorando sus componentes y aplicaciones. Se observó que el sistema ofrece diferentes espacios organizados para producir la búsqueda de los recursos de información que posee el centro. De este proceso, se obtuvo información para describir la situación en que se encontraba la colección en lo que respecta al espacio virtual, la organización de los recursos y el acceso a estos.

HALLAZGOS

Entrevista con Ana Medina sobre la implantación del sistema Destiny Library Manager en la Biblioteca Virtual del Centro para Puerto Rico

La Biblioteca del Centro para Puerto Rico es una biblioteca especializada que alberga una colección de referencia (periódicos, enciclopedias, directorios, diccionarios y atlas), colección de publicaciones periódicas (periódicos de circulación local e internacional y revistas especializadas) y colecciones especializadas (pobreza y desarrollo comunitario, mujer, urbanismo y ética/valores). Con el propósito de hacer accesibles estos recursos, la bibliotecaria Medina fue la encargada de buscar una herramienta que le permitiera la administración de las colecciones de la biblioteca y que estuviese al alcance de su presupuesto. La herramienta debía poseer unas características que la hiciera atractiva para un proyecto con características y temas muy específicos. Además, el sistema que se seleccionara debía maximizar el uso de los recursos, tanto por los usuarios investigadores como por la comunidad.

En su ejercicio de búsqueda de un sistema que se ajustara a sus necesidades trató de no limitarse a una alternativa, es mejor evaluar, según Medina, las bondades de otros productos. Los criterios determinantes que orientaron su búsqueda fueron

                      ·         Naturaleza del espacio

                      ·         Falta de personal

                      ·         Falta de personal técnico en el área de los sistemas de información

                      ·         Falta de equipo hardware

Ante este conjunto de criterios la bibliotecaria tuvo que darse a la tarea de investigar las alternativas que había en el mercado y para tales efectos:

·         Evaluó los softwares que había en otras bibliotecas.

·         Se comunicó con otros colegas para que le hablaran de sus experiencias con diferentes sistemas. Estos le mencionaron algunas opciones como Sirsi / Sirsi Dinex, pero que resultó muy costosas para su presupuesto y para el tamaño de la colección. Solo las bibliotecas con un presupuesto robusto pueden considerar estos sistemas.

·         Habló con una administradora de servicios técnicos dentro de la Universidad de Puerto Rico en la administración central, la cual era el enlace entre las bibliotecas para los permisos de uso compartido de las bases de datos y catálogos entre los recintos universitarios. Esta persona poseía conocimiento de Horizon y tenía la posibilidad de negociar el acceso a este sistema de otras bibliotecas independientes.

·         También investigó las virtudes y límites de las bibliotecas del Sistema Universitario Ana G. Méndez, que poseía el sistema Endevor

Para una biblioteca pequeña como la del Centro para Puerto Rico con menos de 5,000 volúmenes, las ofertas que se le presentaron no eran costo efectivas. Sirsi y Endevor tenían un costo de implantación que ascendía a $60,000. Esto sin contar con las anualidades y otras aplicaciones requeridas. De las alternativas asequibles las que brindaban una mejor oferta eran de suplidores que no tenían representación local pero que proveían los sistemas para pequeñas bibliotecas. Estas pequeñas bibliotecas empleaban alternativas creadas por Winevago, Follet, Mandarin, Library World, promovidas localmente por Camera Mundi, y todas con versión web que estaban más accesibles. Library World la más económica (400 dólar anuales) fue evaluada como alternativa porque se podía hacer catalogación y se permitía acceder desde el móvil, pero las funciones administrativas no eran tan viables y la presentación se veía muy infantil.

Finalmente, se le presentaron a la bibliotecaria las dos versiones de Destiny Library Manager, la local

y la empleada en web. Los factores que determinaron su selección finalmente fueron:

•    Una vez la compañía crea el perfil del cliente este puede acceder desde cualquier punto.

•   No necesita muchas licencias, es un solo módulo en el que se incluyen la catalogación
derivada, informes, etc.

•     No requiere licencias por empleados.

•      En el procesamiento la plataforma permite tener acceso a otros registros MARC y compartir
los registros con otros socios del sistema. 

•     La base de datos permite ver la cubierta de los volúmenes y los resúmenes de manera similar
a la experiencia de los clientes de la compañía Amazon.

•      Ofrece encabezamientos de materias en inglés y en español.

•     La compañía incluye en el diseño del software un meta buscador y algunas herramientas de
acceso libre.

•   La seguridad que ofrece este sistema al estar alojada en la web garantizaba que el servicio
siempre iba a estar disponible en red en cualquier momento y en cualquier lugar.

o   De esta forma este sistema garantizaba que la biblioteca siempre iba a tener visibilidad.

o   El personal puede trabajar desde cualquier computadora.

•   El servicio al cliente de la compañía Camera Mundi es satisfactorio y ésta es una compañía
local de renombre que ofrece servicios a escuelas, entre otros pequeños clientes.

•       Uno puede diseñar el tipo de informe que uno quiere hacer sobre puntos administrativos.

Límites del sistema
•  La única crítica al sistema es que este no permite añadir bases de datos adicionales a las establecidas.

Luego de la evaluación que la bibliotecaria hiciera sobre las propiedades del sistema (diseño, propuesta administrativa, manejo técnico de la plataforma, diseño del interfaz para el usuario y acceso inmediato a la información) esta determinó que Destiny Library Manager seria su herramienta para la automatización de su biblioteca.

Entrevista con Nathalia González sobre el funcionamiento del sistema Destiny Library Manager en la Biblioteca Virtual del Centro para Puerto Rico

Al asumir su puesto en la dirección de la biblioteca la bibliotecaria Nathalia González no conocía el sistema Destiny Library Manager, por lo que tuvo que adiestrarse. Sin embargo, esto no fue un obstáculo ya que el sistema proveía unos adiestramientos dentro de sus componentes. En términos generales algunos beneficios que ofrece el sistema según la experiencia de González son: 

·         El sistema provee para llevar a cabo catalogación derivada

            ·        Este se puede utilizar desde cualquier lugar.

·          El sistema no es solo una herramienta, es una base de datos.

·         Contiene diversas aplicaciones.

·         Bases de datos.

·         Permite añadir usuarios y crearles record.

·         Permite crear carpetas con listas de recursos y se pueden compartir.

·         El bibliotecario puede crear sus propios temas.

·         Los recursos que se utilizan se pueden descargar.

·      El área administrativa ofrece información para hacer reporte (recursos más usados, circulación

y adquisición).

·         Permite generar barcodes cuando se registra un recurso y cuando se imprime.

Para los usuarios, el sistema Destiny era desconocido. Por tal razón, tuvo que realizar talleres de adiestramiento.  En general, la percepción de los usuarios es que el sistema es accesible, de fácil manejo y ofrece muchas alternativas de búsqueda (temas, palabras, etc.). Para la bibliotecaria González  el sistema Destiny Library Manager es el mejor sistema con el que ha trabajado. Finalmente, esta considera que el resultado más positivo utilizando este sistema es su accesibilidad y manejo, así como la respuesta favorable de los usuarios con su uso.

Entrevista con Nestor Del Valle sobre aspectos técnicos del sistema Destiny Library Manager en la Biblioteca Virtual del Centro para Puerto Rico

Para conocer de primera instancia los aspectos técnicos del sistema Destiny Library Manager nos reunimos con el consultor técnico Nestor Del Valle, representante de la compañía Camera Mundi en Puerto Rico, encargada de promover los sistemas de la compañía Follet. Este nos informó que Puerto Rico representa un 10% del mercado de la compañía, sin contar las bibliotecas escolares. Este SIGB lo utilizan cinco escuelas, tres universidades, cuatro bibliotecas comunitarias y tres bibliotecas especializadas localmente.

Al examinar el sistema con la asistencia del señor Del Valle, pudimos comprobar algunas propiedades del sistema tales como: botones configurados para búsquedas pre-configuradas; la interface de usuarios puede estar en español o inglés; las búsquedas por materias pueden estar en español o inglés. Destiny tiene también integración con “Titlewave” para complementar la información y no duplicar los títulos que ya se tienen. Además, provee la información de cómo hacer una referencia (ofrece diferentes opciones). Las materias también se convierten en enlace para hacer búsqueda cruzada.

Pudimos observar que la plataforma permite generar estadísticas de uso de los recursos por día, mes y año. A modo de ejemplo, a través del módulo de “Reports /Informes”, seleccionamos “Collection stadistic historical”, elegimos revisar el tipo y cantidad de circulación de los recursos por referencia, reserva etc. Asimismo, si seleccionamos “Collection Stadistic sumary”, es posible generar un reporte de la colección más circulada. En este caso el tema de pobreza es la que más circula en la colección con 2, 179 registros desde que inicio la biblioteca, lo que equivale a un 30.59%. Luego le sigue el uso de desarrollo comunitario con 19%, mujer 12.8% y, por último, urbanismo, con un 10.70% de circulación.

Se puede acceder al catálogo entrar por categoría y ver libro por libro lo que se está utilizando al presente. De igual forma, haciendo una búsqueda básica se puede crear un reporte estadístico por tema. En nuestro ejercicio, al generar el reporte de búsqueda por tema nos encontramos la pobreza ocupa el primer lugar, le sigue el de comunidades especiales y por último el de Luisa Capetillo. Además, se puede sacar el valor estimado de la colección. De acuerdo a nuestro informe, el valor total de la colección de la biblioteca es de $ 178,271 según la data entrada en el sistema.

Cabe destacar que la interface administrativa es solo en inglés. Otra herramienta administrativa del sistema denominada “Back office “trabaja el área de las políticas de uso de los componentes del sistema y provee una función llamada “Access lebel”, que permite dar como administrador diferentes niveles de acceso a los usuarios dentro del catálogo. Aquí también se encuentra otra función denominada “Inventary”, que permite escanear el “barcode” de cada uno de los materiales y el sistema da un reporte de lo que aparece o no. Si el recurso no aparece esto le permite al bibliotecario darlo por descartado.

De igual forma, como usuarios pudimos explorar las dos interfaces que provee el sistema para realizar las búsquedas en el catálogo automatizado.

Búsqueda de Biblioteca (Interface)

·         Búsqueda básica

                  o   Palabra Clave/ Titulo/ Autor/ Tema /Serie

    ·         Búsqueda avanzad

 o   Ubicación

o   Tipo de material

                        o   Año de publicación

      o   Numero de catalogación

  o   Tipo de circulación

                        o   Incluir en línea

La búsqueda avanzada permite examinar por bases de datos y títulos (pertinencia tema o autor). No se limita a los recursos de la biblioteca y permite utilizar bases de datos pre-configuradas a las que se puede tener acceso. También el usuario tiene acceso a las bases de datos pagadas con el password que provee la biblioteca.

·         Búsqueda visual (cuatro categorías)

o   Desarrollo comunitario  (tres subtemas )

                            o   Mujer

o   Pobreza

  o   Periódicos

                            o   Revistas

o    e-book

·         Búsqueda Categorías de ejemplar

El mismo libro puede estar en diferentes categorías, que se pueden ajustar al gusto del bibliotecario.

Universal search (Interface)

Los recursos que ofrece esta interface son e-books.

   ·         Opciones de búsqueda filter by: autor / materia/ genero/ formato/ serie/ / páginas/ idioma

   ·         Opción de búsqueda sort by: “call number” / publicaciones por año / autor/ titulo/formato

Finalmente, pudimos constatar que cuando se entra al recurso este ofrece resumen en español e inglés. Las listas de recursos se pueden crear por todo usuario autenticado. Además, se pueden agregar libros del catálogo o con los resultados de las bases de datos.

CONCLUSIONES

La situación económica actual a nivel mundial exige hoy más que nunca tomar decisiones basadas en las mejores alternativas que se presentan en el mercado y que mejor se ajustan a las funciones y actividades inherentes a una biblioteca. Al implementar un SIGB se debe tener en cuenta que el mismo cumpla con algunos requisitos básicos y que cuente con los módulos necesarios para la gestión bibliotecológica: adquisición, catalogación, circulación, OPAC, administración. El sistema debe utilizar formatos internacionales que permitan el intercambio de información y si los avances tecnológicos y/o bibliotecológicos lo requieren, que faciliten la migración a un nuevo sistema. También debe poder ofrecer una multiplataforma tanto para los clientes como para el servidor, sobre todo que permita el uso de protocolos para el intercambio de información.

Aun así, entendemos que luego de la evaluación que hicimos del sistema Destiny Library Manager y de acuerdo a los propósitos que este sirve, tanto por su diseño, propuesta administrativa, manejo técnico de la plataforma, diseño del interfaz para el usuario y acceso inmediato a la información, el mismo es una buena herramienta para la automatización de la biblioteca evaluada. Lo que podría mejorarse es su página web principal, pues esta no destaca su Biblioteca Virtual, lo que limita el uso de este recurso.

RECOMENDACIONES

Ante los continuos cambios tecnológicos los software libres y abiertos han resultado ser una mejor opción como sistemas para la automatización de una biblioteca. Atributos tales como su bajo costo, su independencia tecnológica para tener control sobre la propia información, la utilización de sistemas operativos, formatos y aplicaciones que permiten la inspección detallada de sus contenidos y que puedan ser modificados por el usuario y que se encuentren disponibles públicamente, son elementos importantes a considerar. Así también es importante considerar la garantía que estos softwares ofrecen para la preservación de la información y las futuras migraciones que permiten realizar mejoras y correcciones en programas independientes a las del suplidor (Arriola & Butrón,2008).

Algunos de estos atributos son compartidos por el sistema Destiny Library Manager que es un software cerrado de tipo “web based”. Este ha demostrado ser al presente una herramienta para la gestión de bibliotecas muy útil y eficiente para los propósitos del Centro para Puerto Rico y su pequeña biblioteca, que es nuestro objeto de estudio. Sin embargo, consideramos que dada la tendencia actual que apunta más al uso del software libre y abierto esta opción a largo plazo resulta limitante. La misma no permite al cliente llevar a cabo unas tareas de configuración de forma independiente para la incorporación de aplicaciones que permitan atender necesidades particulares de la unidad.

Por otra parte, una vez instalado este sistema, consideramos que el mismo no tiene tanta exposición en el exterior para que los usuarios puedan beneficiarse de los recursos que este brinda. Se deben desarrollar estrategias de promoción sobre este catálogo en línea para el beneficio de los usuarios, de forma tal que se pueda cumplir de forma integral con la misión de la biblioteca que es “fomentar la investigació

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